O segmento da saúde é considerado, pelos especialistas, como um dos mais difíceis no espectro das atividades econômicas. Peter Drucker, o guru da Moderna Administração, considerava o Hospital como uma das organizações mais complexas a serem geridas.

Em outros segmentos de atividade, o conceito de cadeia produtiva é largamente praticado, ou seja, seus integrantes atuam de forma cada vez mais integrada até o produto ou serviço chegar ao consumidor final. Já na saúde, há um conflito entre o prestador de serviço, que gera uma receita, e o pagador final por este serviço: o governo ou as operadoras de planos de saúde, que em última análise são os financiadores ou pagadores dos serviços assistenciais. Por outro lado, como o paciente não paga diretamente o prestador do serviço assistencial, desconhece o custo do serviço prestado e não exerce nenhuma fiscalização ou controle sobre o mesmo.

É neste “fogo cruzado” que estão inseridos os prestadores de serviços assistenciais brasileiros: de um lado estão os pacientes, que pressionam pela melhora da qualidade dos serviços prestados e de outro os financiadores – governo ou operadoras de planos de saúde que, por seu turno, premidos pelos custos crescentes da saúde, impõe regras e dificuldades aos prestadores na obtenção de autorização para os serviços assistenciais aos seus clientes, na negociação e reajuste de suas tabelas de preços, nas glosas, nos prazos de pagamento muito longos.

É neste cenário que a implantação de um sistema de apuração e gestão de custos pode contribuir, significativamente, como uma ferramenta de gestão, respondendo perguntas tais como: são os preços praticados adequados para remunerar os custos e investimentos da organização? Qual o resultado obtido com cada uma das operadoras de planos de saúde com a qual minha organização está credenciada? Qual o resultado dos procedimentos médicos hoje realizados? E por último: como estabelecer ou gerenciar uma tabela de preços para os serviços prestados, se eu desconheço os custos dos itens que compõem esta tabela?

Entretanto, o que temos observado em nossa atividade de consultoria, é que somente 20% dos hospitais no Brasil conseguem, hoje, apurar seus custos de forma sistemática e regular, respondendo a algumas das perguntas antes formuladas. Situação mais crítica é a enfrentada pelas clínicas de serviços de diagnóstico, ambulatórios, policlínicas, e outras atividades de prestação de serviço assistencial, além do hospital. Nestas, pouquíssimas são as organizações que apuram seus custos.

É importante observar que a implantação de um sistema de apuração de custos hospitalar prescinde de um sistema informatizado de gestão hospitalar. Se houver vontade da administração em fazê-lo, é possível implantar-se um sistema de custos, utilizando até planilha eletrônica – o trabalho é maior, mas é perfeitamente possível de ser realizado. Existem, hoje no mercado, sistemas de apuração de custo hospitalar que independem do prestador de serviços dispor de um sistema de gestão informatizado.

Depois de implantar os sistemas de apuração de custos em centenas de organizações prestadoras de serviços assistenciais, a Planisa recomenda a seguinte sequência de atividades:

- Ter o apoio da alta administração, pois ela entende que pode melhorar a qualidade da gestão da organização, a partir das informações sistemáticas geradas por um sistema de custos;

- Designar ou contratar um profissional para ser o “guardião” do sistema de apuração de custos a ser implantado. Este profissional pode ser desde um analista, assistente, até um coordenador ou gerente, dependendo do porte e dos recursos da organização;

- Criar o conceito de centros de custos, com o objetivo de registrar todas as receitas, custos e despesas. Esta ação tem como finalidade implantar o conceito de Contabilidade por Área de Responsabilidade, pelo qual todos os gastos e receitas são associados a um gestor ou área responsável pelos mesmos. A criação dos centros de custos é, também, um dos pré-requisitos;

- Revisão do plano de contas contábil, visando ajustá-lo às necessidades de informações para a apuração sistemática dos custos;

- Implantar a coleta dos dados de volume de produção, para todos os centros de custos, tanto os produtivos – aqueles envolvidos no processo assistencial, quanto os de apoio e os administrativos. Esta é a etapa do processo de implantação mais demorada, e que envolve a mobilização de todos os gestores, pois todos terão, que de alguma forma, participar do processo, informando à área de custos, seus volumes de produção. Também nesta etapa, recomenda-se o uso de sistemas de informática, controles realizados através de planilhas eletrônicas são possíveis de serem implantados e funcionam, com o envolvimento dos gestores e o apoio da alta administração;

- Processamento de todas as informações recebidas, pelo setor de custos, de natureza econômico-financeira, e as de volume de produção, segundo a metodologia do custeio por absorção;

- Apuração do custo total dos centros de custos, e os custos totais (com os respectivos rateios);

- Apuração dos custos das unidades de serviços: por paciente-dia de cada unidade de internação, da hora do centro cirúrgico, do paciente-dia das unidades críticas de internação, doa exames e de cada consulta;

- Emissão dos relatórios gerenciais: para cada um dos centros de custos, com apuração de resultado para os produtivos, e de custos para os demais e das unidades de serviços.

Outra etapa importante é o treinamento e a capacitação dos gestores, nos seus vários níveis, não só nos conceitos básicos de custos, como também na utilização dos relatórios e informações recebidas como ferramenta de gestão para melhorar a qualidade das decisões tomadas pelos gestores.

Nossa experiência tem mostrado que, com o envolvimento da alta administração da organização, este processo de aprendizado é o principal legado da implantação de um sistema de apuração de custos, ou de qualquer outra melhoria no processo de gestão, pois passa a ser um processo contínuo de evolução, que contribui decisivamente para melhorar os resultados da instituição.

Não resta dúvida que, num ambiente de negócios cada vez mais hostil e competitivo, a implantação de um sistema de apuração de custo hospitalar, que passe a gerar informações sistemáticas sobre custos e resultados é um poderoso instrumento de gestão, que contribuirá para a sustentabilidade dos hospitais brasileiros.

Foto: Sérgio L. Bento, Diretor Técnico da Planisa.